Como organizar seguros de automóveis, acordos e documentos legais

Todos os dias, as pessoas criam e consomem terabytes de dados. De fotos a novos programas e documentos, eles ocupam cada vez mais espaço. Seja dono de uma empresa ou funcionário, organizar PDF é uma necessidade em 2024. Em vez de usar apenas o seu PC, veja as melhores formas de juntar PDF, estruturar ficheiros e armazenar os seus documentos de trabalho de forma eficiente.

Melhores formatos para contratos e papéis antigos

Em primeiro lugar, que formatos usar para organizar PDF e para armazenar ficheiros? A maioria dos contratos e documentos vem em formato DOCX. A informação financeira é normalmente fornecida em folhas de cálculo Excel. E quanto à informação dos clientes, pode ser em qualquer formato que já existiu. A melhor ideia é combinar tudo isto num só formato – e a maioria dos empregados escolhe o PDF:

1. É fácil de converter para outros formatos;
2. É sempre possível extrair determinadas páginas de um ficheiro;
3. Para poupar espaço, comprime os PDFs;
4. Toda a gente pode abri-lo, mesmo através de um smartphone.

Tudo isto faz do formato PDF a principal ferramenta para a organização de ficheiros. Mas como armazenar e unir PDF? Para isso, veja as soluções mais comuns. 

Organização de ficheiros PDF: as melhores ferramentas e utilizações

Antes de optar por qualquer método, considere os seus objetivos. Empresas com uma longa história armazenam centenas de papéis e precisam de um grande armazenamento para reorganizar PDF. Os freelancers e as pequenas empresas comunicam frequentemente com os clientes e precisam que os seus documentos estejam disponíveis. Decida o que precisa e estabeleça prioridades.

Armazenamento na nuvem

A forma mais antiga, mas ainda eficiente, de armazenar dados é o armazenamento na nuvem. O Google Drive, o DropBox e outras ferramentas online permitem-lhe comprar espaço livre e carregar os seus documentos. Crie pastas, marque ficheiros e organize os dados de forma eficiente. Ao contrário das ferramentas profissionais, o armazenamento na nuvem não oferece funcionalidades especiais de colaboração para escritórios e equipas. Mas, como ferramentas universais, também custam menos.

Salas de dados (Data Rooms)

As salas de dados (Data Rooms) são famosas pela sua proteção e confidencialidade. É a melhor forma de uma empresa armazenar informações privadas, relatórios financeiros e outros ficheiros confidenciais. As salas de dados oferecem uma segurança alargada para os seus ficheiros e diferentes métodos de organização. Ordene os ficheiros por ordem cronológica ou por tópicos. Unir PDF, definir palavras-passe e melhorar as medidas de segurança para os tornar privados. Além disso, um diretor-executivo pode definir o nível de acesso para diferentes funcionários. Por exemplo, os seus gestores podem aceder a mais ficheiros do que um membro médio do pessoal.

Sistemas de gestão de documentos

Estes sistemas são criados especificamente para documentos. É possível carregar outros formatos, mas são perfeitos para ficheiros PDF ou DOC. Deixe comentários, reorganizar PDF e partilhe-os facilmente. Os sistemas de gestão de documentos são criados para uma utilização ativa, não para armazenar ficheiros a longo prazo. Para os seus arquivos PDF, é uma solução de topo.

Sistemas CRM

Os sistemas CRM são um campo de trabalho completo para compilar PDF e comunicar com a sua equipa. Guardam os dados e os documentos dos clientes e permitem que os membros comuniquem entre si. Carregue os seus PDFs no CRM e partilhe-os dentro do programa. Permita que outros funcionários editem ficheiros ou adicionem comentários. Serve como uma ferramenta de colaboração e uma forma de armazenar dados de forma eficiente.

Ferramentas de automatização do fluxo de trabalho

Finalmente, a automatização do fluxo de trabalho foi concebida para facilitar os processos de rotina. Carregue o PDF e trabalhe com ele aqui. Por exemplo, pode assinar documentos automaticamente com apenas alguns cliques. Também pode enviar documentos e criar relatórios automaticamente. Estas ferramentas foram concebidas para concluir automaticamente as tarefas quotidianas.

Organizar ficheiros com editores de PDF

No entanto, nenhuma das ferramentas funciona se não conseguir organizar os ficheiros por si próprio. Um bom gestor ou um CEO deve saber quais informações são essenciais e como estruturar todos os papéis dentro da empresa. Para isso, aprenda a trabalhar com ficheiros PDF em ferramentas online ou programas de PC. Este formato oferece muitas formas de estruturar os ficheiros antes de os carregar para o armazenamento:

• Mesclar PDF. Combine relatórios antigos num único ficheiro PDF para armazenar tudo num só local. Além disso, ajuda a combinar PDF ficheiros de um cliente ou de um projeto.
• Separe o campo PDF. Para aceder a um determinado documento, basta separá-lo dos documentos completos. Com os editores de PDF, pode fazê-lo em alguns segundos.
• Adicionar palavras-passe. As salas de dados e alguns outros sistemas oferecem-lhe proteção de dados. Mas também são necessárias medidas adicionais. Defina a palavra-passe para proteger cada ficheiro PDF separadamente. Partilhe as palavras-passe com as pessoas que podem aceder a esses documentos específicos.

Combine as oportunidades do formato PDF com os modernos sistemas de armazenamento e obterá a melhor forma de guardar e organizar as informações da sua empresa.

Conclusão

A melhor ideia, afinal, é a combinação desses métodos. Por exemplo, use data rooms para armazenar papéis antigos que você quase não usa diariamente. Enquanto isso, os contratos e informações ativas devem estar sempre disponíveis. Para isso, recorra a CRMs ou sistemas de gestão de documentos para poder organizar PDF.