Em um cenário cada vez mais competitivo, onde gestão eficiente de equipes e tomada de decisões baseadas em dados são essenciais, contar com um bom sistema de gestão de pessoas pode ser o diferencial que sua empresa precisa. 

No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, é comum surgirem dúvidas na hora de escolher o sistema de gestão de pessoas, mais adequado para a sua empresa.

Para evitar erros e garantir uma escolha estratégica do sistema de gestão de pessoas, é preciso analisar diversos fatores que vão além do preço e da interface. 

Neste artigo, você vai entender o que considerar antes de contratar um sistema de gestão de pessoas, e como essa decisão pode impactar diretamente a produtividade, o engajamento e o crescimento da sua empresa.

Sistema de gestão de pessoas: o que é?

O sistema de gestão de pessoas é uma plataforma tecnológica que centraliza, automatiza e organiza os processos relacionados ao capital humano de uma empresa. 

Entre as funções mais comuns do sistema de gestão de pessoas,  se destaca o controle de ponto eletrônico, a gestão de folha de pagamento, as avaliações de desempenho, a gestão de treinamentos e planos de carreira, o monitoramento de metas e produtividade, além da comunicação interna e feedbacks.

Mais do que uma simples ferramenta administrativa, o sistema de gestão de pessoas atua de forma estratégica, apoiando líderes e equipes na busca por resultados consistentes. 

Ao integrar diversas funcionalidades em uma única plataforma, o sistema de gestão de pessoas facilita a gestão de recursos humanos, permitindo que as organizações se concentrem em desenvolver talentos e otimizar o desempenho, contribuindo assim para o sucesso global da empresa.

Como escolher o sistema de gestão de pessoas certo para você

A escolha do sistema de gestão de pessoas ideal deve ser feita com base nas necessidades específicas da sua empresa, alinhando tecnologia, cultura organizacional e objetivos de crescimento.

Identifique as necessidades da sua empresa com foco estratégico

Antes de iniciar a busca pelo sistema de gestão de pessoas ideal, analise com atenção quais são os principais desafios do seu RH e o que sua equipe precisa. Você busca agilidade? Melhoria na comunicação? Redução de custos operacionais? Controle mais rigoroso de desempenho?

Liste as prioridades e busque soluções que ofereçam funcionalidades compatíveis com essas demandas. 

Esse passo garantirá que o investimento feito  no sistema de gestão de pessoas terá um retorno visível.

Converse com pessoas da área para obter feedbacks confiáveis sobre sistemas

Outra dica valiosa é buscar opiniões de profissionais da área, especialmente de empresas do mesmo porte ou segmento, antes de escolher o sistema de gestão de pessoas ideal. 

Dessa forma, entender quais sistemas eles utilizam, quais pontos fortes e fracos identificaram e como foi o suporte recebido pode trazer insights valiosos e evitar escolhas equivocadas.

Escolha um sistema de gestão de pessoas que ofereça suporte constante

Um erro comum ao escolher um sistema de gestão de pessoas é ignorar a qualidade do suporte oferecido pela empresa fornecedora. 

Assim, o sistema de gestão de pessoas,  precisa ter um  suporte técnico eficiente, principalmente durante os primeiros meses, onde a sua equipe estará se adaptando a ele.

Suporte técnico ágil é essencial para manter processos funcionando corretamente

Em um sistema de gestão de pessoas que concentra dados sensíveis e processos importantes, qualquer falha pode gerar prejuízos. 

Ter acesso a atendimento técnico rápido e resolutivo garante que a operação da empresa não seja interrompida por instabilidades ou erros.

Atendimento humanizado facilita uso pleno da plataforma escolhida

Além da parte técnica, é importante que o atendimento seja claro, acessível e humanizado. 

É preciso lembrar que os profissionais de RH e gestores nem sempre dominam termos técnicos, e precisam de uma equipe de suporte que entenda suas dúvidas com empatia e proponha soluções didáticas.

Escolha um sistema de gestão de pessoas que tenha hospedagem em nuvem

A hospedagem em nuvem é um dos critérios mais importantes na hora de escolher o sistema de gestão de pessoas. 

A hospedagem em nuvem garante acesso remoto, segurança, flexibilidade e escalabilidade, características essenciais para empresas que crescem de forma ágil e precisam de mobilidade.

A nuvem permite acesso remoto e alta escalabilidade para crescimento contínuo

Com sistema de gestão de pessoas em nuvem, os colaboradores e os gestores podem acessar a plataforma de qualquer lugar, a qualquer hora, somente com conexão à internet. 

Isso facilita o trabalho remoto, acelera tomadas de decisão e elimina barreiras geográficas na empresa.

Além disso, a escalabilidade  do sistema de gestão de pessoas permite que a empresa amplie suas operações sem precisar trocar de sistema, adaptando o uso da plataforma ao crescimento do time.

Armazenamento online reduz custos com servidores e manutenção física

Outro benefício da nuvem é a redução de custos com infraestrutura física. 

Não é necessário investir em servidores próprios, manutenção de equipamentos ou backup manuais. 

A própria empresa fornecedora do sistema se encarrega de tudo isso, oferecendo atualizações e proteção de dados automáticas.

Verifique se o sistema de gestão de pessoas tem certificação reconhecida

A segurança da informação é um ponto importante quando falamos de sistema de gestão de pessoas. 

Afinal, o sistema de gestão de pessoas irá armazenar dados sensíveis dos colaboradores, como documentos pessoais, históricos médicos, desempenho, salários e contratos.

Certificações garantem segurança e confiabilidade no tratamento das informações

Ao escolher um sistema de gestão de pessoas, verifique se a empresa fornecedora possui certificações de segurança reconhecidas, como ISO 27001, e se está segundo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Isso garante que seus dados estão sendo armazenados de forma segura e com responsabilidade.

Padrões internacionais atestam conformidade e qualidade da tecnologia usada

As certificações também indicam que a empresa adota boas práticas internacionais de desenvolvimento e manutenção de software, reduzindo os riscos de falhas, invasões e perda de dados. 

Isso é ainda mais relevante para organizações que valorizam inovação e precisam de sistemas confiáveis e robustos.

Portanto, escolher um sistema de gestão de pessoas não é somente uma questão de tecnologia, mas uma decisão estratégica que impacta diretamente a produtividade, segurança, clima organizacional e retenção de talentos. 

Avaliar com cuidado as funcionalidades, o suporte oferecido, a hospedagem em nuvem e as certificações do sistema de gestão de pessoas são passos essenciais para uma escolha precisa.

Além disso, ouvir profissionais da área, mapear suas necessidades e priorizar sistemas com foco em usabilidade e inovação garantem que sua empresa colha os benefícios dessa ferramenta desde o primeiro dia.