Do fluxo de caixa ao acompanhamento das finanças, o sucesso é o resultado da organização

Shows, feiras gastronômicas, apresentações culturais… Pensar em eventos é quase sempre pensar em diversão. Mas para quem trabalha durante esses momentos a realidade é outra: existe uma série de preocupações, que vão desde a organização para participar até a gestão financeira. Nesses momentos, eliminar burocracias se torna essencial para garantir o sucesso. 

Cada empreendedor tem a sua forma de trabalhar. Independentemente disso, alguns pontos se cruzam e mostram que uma gestão de sucesso inclui um bom fluxo de caixa, o aluguel de maquininha para evento e o acompanhamento em tempo real de entradas e saídas. Abaixo, você confere pontos importantes para a sua gestão financeira em eventos.

Simplifique a gestão das transações

O primeiro ponto a se pensar ao participar de um evento são as transações financeiras, ou seja, as vendas/compras. Afinal, é isso que irá garantir uma participação lucrativa e bem-sucedida. Uma falha nesse processo pode resultar em perdas de vendas ou de clientes e até mesmo em má reputação. 

Por isso, a dica é investir no uso de sistemas de pagamentos digitais. Você pode investir no aluguel de uma maquininha de cartões para o evento, por exemplo. Essa é uma solução prática tanto para o cliente quanto para o vendedor. 

Enquanto quem compra se sentirá mais seguro e poderá aproveitar o prazo e o parcelamento, quem vende não precisa de um alto investimento. Assim, os dois lados ganham, e você pode aumentar o número de vendas, impactando diretamente na lucratividade. 

Acompanhe as finanças em tempo real 

Quem já trabalhou em eventos sabe: a movimentação é imprevisível. Podem haver momentos com poucos clientes e outros onde você mal consegue atender a todas as pessoas. É nesse cenário que, muitas vezes, os empreendedores se perdem na gestão das finanças. 

Se não houver um controle em tempo real, você deixa de acompanhar os valores que entram (afinal, são diferentes fontes como o pix, cartão e dinheiro) e os que saem, quando é preciso repor algum item ou ter uma despesa com o evento. Assim, fica fácil desequilibrar a balança.

Por isso, o ideal é usar aplicativos de gestão financeira, planilhas automatizadas ou plataformas de contabilidade online, que permitem um acompanhamento em tempo real das receitas e despesas. Esse controle será essencial para que você tome decisões financeiras assertivas durante o evento.

Mantenha o fluxo de caixa organizado

O fluxo de caixa é mais um ponto importante para a gestão financeira de um evento. Afinal, é ele que irá dizer o quanto entrou ou saiu do seu negócio, apurando o faturamento e o lucro em diferentes momentos. Para que isso funcione, é essencial considerar tudo. 

O recomendado é que você tenha um fluxo destinado apenas ao evento, desde o momento em que você começou a se preparar para ele. É preciso considerar não apenas as vendas, mas também o investimento no espaço, no aluguel da maquininha, nos produtos e no seu trabalho em si. 

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão mais robusta, que permitirá que você entenda de forma mais profunda o comportamento financeiro do evento. Ele também será essencial para medir o sucesso e os pontos a melhorar, como a redução de custos operacionais e maior transparência.

Encare os eventos como uma oportunidade de aprendizado

Nem todo evento é igual e, consequentemente, bem-sucedido. Mesmo aplicando todas as dicas e fazendo uma boa gestão financeira, é possível que ocorram falhas causadas por diferentes fatores. O mais importante é aprender com isso! 

Tendo uma boa gestão, você conseguirá identificar os cenários previamente, mudando as estratégias para atingir o sucesso. E mesmo nos casos onde isso não seja possível, encare todo evento como uma oportunidade de aprendizado. Assim você irá melhorar cada vez mais a sua gestão, atingindo resultados melhores a cada evento.